Lediga jobb Chefssekreterare Mölndal

Administrativ koordinator med erfarenhet av chefsstöd

Ansök

I Mölndals stad är vi stolta över att ha Sveriges viktigaste jobb där vi tillsammans skapar bästa möjliga vardag för våra medborgare. Med kunskap, mod och kreativitet utvecklar vi våra verksamheter och bidrar till att Mölndal blir en ännu bättre plats att leva och jobba i. Välkommen att göra skillnad i människors vardag varje dag! Vill du arbeta nära stadens högsta ledning och bidra till att utveckla ett effektivt och professionellt stöd i den kommunala o... Visa mer

I Mölndals stad är vi stolta över att ha Sveriges viktigaste jobb där vi tillsammans skapar bästa möjliga vardag för våra medborgare. Med kunskap, mod och kreativitet utvecklar vi våra verksamheter och bidrar till att Mölndal blir en ännu bättre plats att leva och jobba i. Välkommen att göra skillnad i människors vardag varje dag!

Vill du arbeta nära stadens högsta ledning och bidra till att utveckla ett effektivt och professionellt stöd i den kommunala organisationen? Nu söker vi en strukturerad och engagerad administratör med erfarenhet av att ge kvalificerat och professionellt stöd till kommunens högsta ledning och kommunalråd.

Tjänsten är placerad på stadsledningsförvaltningens stadskansli. Stadskansliet har i uppdrag att styra, stödja, utveckla och följa upp stadens övergripande informationshantering och nämndsprocess. Det innebär bland annat att ansvara för den politiska ärendeprocessen, diarieföring, arkiv samt koordinering och administration för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.

ARBETSUPPGIFTER
Som kvalificerad administratör är du ett viktigt stöd till stadsdirektören samt kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande. Du har en central roll i att skapa struktur, ordning och smidiga processer i det dagliga arbetet, och du bidrar aktivt till att utveckla och effektivisera stadens administrativa arbetssätt.

Arbetet är varierande och kräver både noggrannhet, integritet och en mycket god känsla för service. Du trivs med att arbeta nära beslutsfattare, har ett öga för detaljer och ett genuint intresse för att skapa kvalitet och utveckling i allt du gör.

Dina uppgifter omfattar bland annat att:

• Hantera mötes- och resebokningar för stadsdirektören och kommunalråden.
• Organisera och förbereda introduktioner och utbildningar för nya chefer och medarbetare, inklusive lokalbokning, agenda och mötesmaterial.
• Ansvara för gratifikationer och julgåvor.
• Hantera korrespondens och kommunikation på uppdrag av stadsdirektören samt kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande, och fungera som länk mellan dem och interna eller externa kontakter.
• Delta i planering och genomförande av möten och evenemang, både internt och externt.
• Bidra till förbättrings- och utvecklingsarbete inom administrationen, bland annat genom att effektivisera rutiner och processer med hjälp av digitala verktyg och systemstöd.

En särskilt meningsfull del av uppdraget är att samordna stadens borgerliga vigslar och delta aktivt i samband med vigslar. Det innebär att du får möta människor i viktiga livsögonblick och bidra till att skapa en högtidlig och minnesvärd stund.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en relevant eftergymnasial utbildning inom administration, företagsekonomi eller liknande område, alternativt annan utbildning och/eller erfarenhet som bedöms likvärdig.

Du har flera års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna som chefssekreterare eller i en liknande roll där du har stöttat ledning eller chefer. Erfarenhet från en politiskt styrd organisation är meriterande, liksom tidigare erfarenhet från både offentlig verksamhet och näringslivet.

Du uttrycker dig mycket väl på svenska och engelska, i både tal och skrift, och har god vana av att arbeta i olika digitala system. Du har erfarenhet av att utveckla och effektivisera administrativa processer med hjälp av digitalisering och IT-stöd, och ser teknik som ett naturligt verktyg för att förenkla arbetet.

För att trivas och lyckas i rollen är du strukturerad, ansvarstagande och noggrann, med förmåga att se både helhet och detaljer. Du har ett naturligt ordningssinne, trivs i en stödjande roll och är van vid att koordinera och organisera andras arbete.

Då rollen innebär många kontakter både internt och externt, har du en utpräglad känsla för service och god kommunikativ förmåga. Du samarbetar prestigelöst, tar egna initiativ och bidrar aktivt till att utveckla arbetssätt och rutiner. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Vi erbjuder dig en utvecklande och stimulerande roll, där du blir del av en professionell organisation med kompetenta och engagerade kollegor.

Varmt välkommen med din ansökan - Vi ser fram emot att träffa dig!

ÖVRIGT
Vi ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

Vi vill upplysa om att din ansökan är en offentlig handling enligt offentlighetsprincipen. Har du skyddade personuppgifter ska du INTE söka via systemet utan kontakta ansvarig rekryterande chef för hantering av din ansökan. Kontaktuppgifter hittar du i annonsen.

Innan en eventuell anställning kommer vi att kontrollera medborgarskap. Är du inte medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du kunna uppvisa ett giltigt uppehåll-/arbetstillstånd eller kunna styrka att du är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Visa mindre

Ansök

Planeringssekreterare till Vård och omsorgsförvaltningen i Mölndal

Ansök

I Mölndals stad är vi stolta över att ha Sveriges viktigaste jobb där vi tillsammans skapar bästa möjliga vardag för våra medborgare. Med kunskap, mod och kreativitet utvecklar vi våra verksamheter och bidrar till att Mölndal blir en ännu bättre plats att leva och jobba i. Välkommen att göra skillnad i människors vardag varje dag! Vård- och omsorgsförvaltningen med sina ca 1500 medarbetare är en av förvaltningarna i Mölndals stad och omfattar äldreomsorg,... Visa mer

I Mölndals stad är vi stolta över att ha Sveriges viktigaste jobb där vi tillsammans skapar bästa möjliga vardag för våra medborgare. Med kunskap, mod och kreativitet utvecklar vi våra verksamheter och bidrar till att Mölndal blir en ännu bättre plats att leva och jobba i. Välkommen att göra skillnad i människors vardag varje dag!

Vård- och omsorgsförvaltningen med sina ca 1500 medarbetare är en av förvaltningarna i Mölndals stad och omfattar äldreomsorg, funktionsstöd och hälso- och sjukvård.

Vill du vara med och säkerställa rättssäkra processer och bidra till utvecklingen av vård och omsorg? Vi söker nu två engagerade och strukturerade planeringssekreterare till vårt team Planeringsenheten!

Enheten ska utökas med en tjänst och en av nuvarande medarbetare ska vara föräldraledig. Planeringsenheten består av fyra planeringssekreterare, var av en med samordnaransvar, samt enhetschef.

Som planeringssekreterare hos oss har du en nyckelroll i att säkerställa kvalitet och effektivitet i vår ärendehantering, resursfördelning och hantering av placeringar. Du arbetar både operativt och strategiskt, med uppgifter som spänner över flera områden, från administration och analys till samverkan med interna och externa aktörer.

ARBETSUPPGIFTER
Som planeringssekreterare är du ansvarig för hantering av intern verkställighet, att besluta om och tilldela intern verkställighet avseende BmSS, SäBo och korttidsboende. Du är också ansvarig för hantering av placeringar, besluta om köp av extern verkställighet, upprätta avtal, genomföra uppföljningar och omförhandlingar samt hantera leverantörskontakter och fakturor. Du kommer arbeta med avtalsuppföljning genom att följa upp avtal med externa leverantörer, säkerställa att överenskomna villkor uppfylls samt delta i omförhandlingar och hantera leverantörsfrågor.

Andra förekommande arbetsuppgifter är rapportering till Inspektionen för vård och omsorg (IVO), upprätta yttranden och tjänsteskrivelser samt hantera ärenden till förvaltningsrätt och kammarrätt.
Hantera resursfördelningssystemet Kuben, säkerställa kvalitet och metodutveckling samt bidra till verksamhetsutveckling. Analysera verksamhetsdata och bidra till att utveckla processer och rutiner.
Du kommer även delta i ramavtalsupphandlingar, leda verkställighetsmöten och bidra till projekt som utvecklar våra arbetssätt.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har:

• Utbildning i offentlig förvaltning, statsvetenskap, socionomprogrammet eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• Erfarenhet av arbete med målgruppen personer med funktionsnedsättningar (socialpsykiatri, LSS och ÄO).
• Erfarenhet av handläggning och administration inom offentlig verksamhet.
• Kunskap om lagstiftning och riktlinjer inom socialtjänstens verksamhetsområden.
• God svenska i tal och formell skrift.
• God datorvana

Meriterande för tjänsten är:

• Erfarenhet av arbete med avtalsrätt, avtalsuppföljning, upphandling, verkställighet/köp av extern placering.
• Erfarenhet av arbete med social rätt och myndighetsutövning inom socialtjänst.
• Erfarenhet av verksamhetssystemen KUBEN, Treserva och Ciceron.
• God kunskap om Excel.
• Utbildning/kompetens inom AI, RPA och digitalisering.
• B-körkort

Du som person har god samarbetsförmåga och du förstår det gemensamma uppdraget, agerar utifrån det och bidrar till helheten. Du kan också agera på egen hand utifrån vad situationen kräver utan att behöva stöd av andra. Du har förmåga att ta självständiga beslut inom ramen för ditt uppdrag.

Du kan effektivt identifiera och analysera kärnan i ett problem samt hitta lösningar. Du har förmåga att se samband och dra slutsatser utifrån viss information. Du är bra på att upprätta tydliga mål och planerar arbetet i god tid. Du använder tiden effektivt och arbetar systematiskt. Du ser till att arbetet slutförs och följer upp resultatet.

Stor vikt kommer läggas vid personlig lämplighet.

Välkommen med din ansökan redan idag!

ÖVRIGT
I den här rekryteringsprocessen arbetar vi med löpande urval och du kan komma att bli kontaktad innan sista ansökningsdag. Tjänsten kan även komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Inom vård- och omsorgsförvaltningen pågår ett aktivt arbete för att kunna erbjuda medarbetare önskad sysselsättningsgrad i syfte att minska de ofrivilliga deltidsanställningarna. I de fall annonsering gäller en deltidstjänst är vår ambition att på sikt ge möjlighet till utökad sysselsättningsgrad.

Vid rekrytering beaktar vi mångfaldsperspektivet för att få en bättre spegling av vår verksamhet.

Behöver du hjälp med att söka tjänsten? Kontakta kundservice på 0771-693 693.

Innan en eventuell anställning ska ett godtagbart utdrag ur polisens belastningsregister uppvisas. Vi kommer också att kontrollera medborgarskap. Är du inte medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du kunna uppvisa ett giltigt uppehåll-/arbetstillstånd eller kunna styrka att du är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd.

Vi vill upplysa om att din ansökan är en offentlig handling enligt offentlighetsprincipen.

Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser. Mölndals stad har upphandlade avtal. Visa mindre

Ansök

Administrative Coordinator

Ansök

Global Evidence Administrative team Hays Life Sciences is now looking to recruit an Administrative Coordinator to join the Global Evidence Administrative team for a 6-month contract assignment at AstraZeneca in Gothenburg. We are currently recruiting an Administrative Coordinator to provide support to the Global Evidence Administrative team. This is an exciting opportunity for you to take on a challenging, proactive, and varied role and be part of the... Visa mer

Global Evidence Administrative team

Hays Life Sciences is now looking to recruit an Administrative Coordinator to join the Global Evidence Administrative team for a 6-month contract assignment at AstraZeneca in Gothenburg.

We are currently recruiting an Administrative Coordinator to provide support to the Global Evidence Administrative team. This is an exciting opportunity for you to take on a challenging, proactive, and varied role and be part of the team.

In the role as Administrative Coordinator, you are responsible for providing broad administrative, coordination and project support and provide onboarding support to new staff and offboarding for those departing AstraZeneca.

As a member of the administrative support community, you are responsible for providing back-up support and other assistance to other administrative members and for contributing actively to the on-going development and implementation of shared practices.

The role as Administrative Coordinator also includes:

* Assist in the management of conference calls, and special events, including exercising discretion.
* Handle mail disposition, multi-location domestic and international travel arrangements, and expense reports with accuracy and efficiency, including follow-through to ensure that appropriate and timely actions are taken.
* Produce accurate, properly formatted documents, PowerPoint presentations, and reports under normally tight time constraints.
* Prepare and edit correspondence and general communications for Leadership review.
* Apply knowledge of AstraZeneca processes and systems.
* As appropriate, provide seamless coverage/assistance in the executive suite when the PA to the VP and Administrative Coordinator are out of office.
* Effectively manage special projects and other duties as assigned.

The role as Administrative Coordinator is highly visible and you must be able to engage effectively at all levels of the organization. It is an advantage if you have work experience from any global organization.

Minimum Requirements

* 3-5+ years of administrative support experience.
* Demonstrated administrative support experience.
* Advanced proficiency in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
* Strong writing and communication skills, and the ability to interact confidently with executives and employees at all levels.
* Able to prioritize time sensitive assignments and find solutions to complete complex tasks.
* Should be able to work autonomously and proactively, and at the same time, collaborate and partner effectively with other members of the administrative support community.
* Must be able to communicate effectively, in person and in writing.
* Must be fluent in both Swedish and English.
* Flexible to self-organize and adapt to ever changing needs and deadlines.
* Must be able to effectively multitask in a fast-paced environment while maintaining confidentiality and discretion.
* Must be able to demonstrate proactivity, tact, persuasion and/or negotiation to accomplish the objectives

About AstraZeneca
AstraZeneca is a global, innovation-driven biopharmaceutical business that focuses on the discovery, development and commercialization of prescription medicines for some of the world's most serious diseases. At AstraZeneca, we are proud to have a unique workplace culture that inspires innovation and collaboration. Here, employees are empowered to express diverse perspectives and are made to feel valued, energized and rewarded for their ideas and creativity.

AstraZeneca embraces diversity and equality of opportunity. We are committed to building an inclusive and diverse team representing all backgrounds, with as wide a range of perspectives as possible, and harnessing industry-leading skills. We believe that the more inclusive we are, the better our work will be. We welcome and consider applications to join our team from all qualified candidates, regardless of their characteristics. We comply with all applicable laws and regulations on non-discrimination in employment (and recruitment), as well as work authorization and employment eligibility verification requirements. Visa mindre

Ansök

PA/Senior Administrator

Ansök

BioPharma R&D team Hays Life Sciences is now looking to recruit a PA/ Senior Administrator to join the BioPharma R&D team for a 6-month contract assignment at AstraZeneca in Gothenburg. At AstraZeneca, every one of our employees makes a difference to patient lives every day. Each and every one of us believes that science has the ability to change lives and that to deliver this takes many people with many skill sets. When we deliver a life-changing med... Visa mer

BioPharma R&D team

Hays Life Sciences is now looking to recruit a PA/ Senior Administrator to join the BioPharma R&D team for a 6-month contract assignment at AstraZeneca in Gothenburg.

At AstraZeneca, every one of our employees makes a difference to patient lives every day. Each and every one of us believes that science has the ability to change lives and that to deliver this takes many people with many skill sets. When we deliver a life-changing medicine, that success comes from the combined efforts of all of our people.

Are you a versatile and experienced administrative coordinator with strong project support experience seeking a challenging new adventure?

This is an exciting opportunity to take on a stimulating and varied role within our team. Your focus will be on providing high quality professional business support to senior leaders within our BioPharma R&D department. You will be located at our vibrant site in Gothenburg, Sweden.

You'll be encouraged and supported to think creatively in our dynamic environment. Here we are free from fear of failure, free to ask the right questions and make bold decisions.

It takes resilience to embody our entrepreneurial spirit. For those who thrive on experimentation, you'll get to work with knowns and unknowns. Exploring without limits.

Part of a dynamic team, we're empowered to make quick decisions. We can operate independently but know how to influence and work well with others.

Typical Responsibilities:

* PA Support - Diary management - Manage sophisticated calendars for our Early Respiratory and Immunology leadership team to schedule meetings, interviews, and special events; prioritize calendar conflicts.
* Handle multi-location domestic and international travel arrangements as well as live and virtual meetings/conferences
* Supporting onsite onboarding for departmental staff
* Create and maintain team distribution lists
* Support Early R&I business support team with team events in Gothenburg
* Support and contribute to creating a high performing business support team, facilitating good cross-team collaboration

Essential Skills:

* Completed high school education
* 5+ years of experience in a PA/Senior administrative role supporting complex projects
* Diary management experience/calendar experience
* Strong knowledge of Microsoft office - outlook and PowerPoint
* Experience working in a fast-paced global environment balancing competing priorities
* Excellent organization skills and the ability to manage multiple projects or tasks simultaneously and efficiently, identifying high priority and urgent tasks for immediate action so that all activities are completed accurately and on time.

Desirable Skills:

* Pharmaceutical background
* Knowledge of systems such as SharePoint online, Concur, Coupa
* Ability to interact confidently with executives and employees at all levels
* Ability to prioritize time critical assignments
* Experience providing high quality, professional support service, working proactively and independently without day-to-day direction
* Ability to format documents for consistent, professional appearance and experience handling sensitive information in a confidential and discrete manner.
* Demonstrate flexibility and adaptability to meet changing business demands.
* Demonstrated proficiency with a variety of virtual meeting technologies, information management software, and Microsoft products

AstraZeneca embraces diversity and equality of opportunity. We are committed to building an inclusive and diverse team representing all backgrounds, with as wide a range of perspectives as possible, and harnessing industry-leading skills. We believe that the more inclusive we are, the better our work will be. We welcome and consider applications to join our team from all qualified candidates, regardless of their characteristics. We comply with all applicable laws and regulations on non-discrimination in employment (and recruitment), as well as work authorization and employment eligibility verification requirements. Visa mindre

Ansök

Utbildnings- och marknadskoordinator

Ansök

Arbetsbeskrivning Är du på jakt efter ett dynamiskt och självständigt arbete där samarbete står i centrum? Trivs du med en bred och varierad roll på ett mindre familjeföretag där du förväntas att arbeta självständigt och bidra till att utveckla verksamheten? Då kan det här vara möjligheten för dig! Rollen består i huvudsak av två delar; Du ansvarar för att planera och administrera företagets utbildningsverksamhet. Du ansvarar för att planera och genomföra... Visa mer

Arbetsbeskrivning
Är du på jakt efter ett dynamiskt och självständigt arbete där samarbete står i centrum? Trivs du med en bred och varierad roll på ett mindre familjeföretag där du förväntas att arbeta självständigt och bidra till att utveckla verksamheten? Då kan det här vara möjligheten för dig!
Rollen består i huvudsak av två delar;
Du ansvarar för att planera och administrera företagets utbildningsverksamhet.
Du ansvarar för att planera och genomföra kundevenemang och marknadsaktiviteter tillsammans med säljgruppen.

Som utbildnings- och marknadskoordinator hos Mediel får du en bred och utåtriktad roll med mycket kundkontakter och blir en viktig del av säljgruppen. Du planerar, koordinerar och driver flera mindre projekt. Till exempel anordnar du mässor och ser till att företagets kundtidning tas fram. Du ansvarar även för planeringen av företagets kursverksamhet och är spindeln i nätet på vårt utbildningscenter.
För att lyckas hos oss är du självgående, prestigelös och kan hantera flera aktiviteter samtidigt. Du behöver gilla ordning och reda och samtidigt ha ett intresse för färg och form. Det är viktigt att du kan lära dig att arbeta effektivt i olika datasystem.
Mediel är ett starkt och självständigt familjeföretag som grundades 1982 av ingenjören, entreprenören och göteborgaren Stig Svensson. Genom åren har företaget vuxit och utvecklats till en viktig leverantör av medicinteknisk utrustning.
Tjänstens placering är i öppna fräscha lokaler på huvudkontoret i Åbro Industriområde i Mölndal.
Varmt välkommen med din ansökan!
Sista ansökningsdag: 2024-11-19, urval och intervjuer kommer att ske löpande. Tjänsten kan komma att bli tillsatt innan sista ansökningsdag, ansök därför så snart som möjligt.
För information: Rekryteringen sker i samband med Randstad. För mer information om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Anne Hansson på telefon 072 988 9405 eller via e-post: [email protected]

Ansvarsområden
I rollen kommer du ha en viktig roll i en dynamisk och spännande arbetsmiljö. Som koordinator kommer du att vara en länk mellan företagets olika delar och affärsområden.
I rollen Utbildningskoordinator arbetar du främst med:
Planering och administration av kursverksamheten
Försäljning av kurser till befintliga och nya kunder

I rollen Marknadskoordinator arbetar du främst med:
Koordinera och genomföra försäljnings- och marknadsföringsaktiviteter som mässor, utställningar, seminarier och större kundmöten
Produktion av kundtidning, koordinering och hantering av annonser samt organisering av kundutskick
Sköta hemsidan och företagets närvaro på sociala medier

Övriga arbetsuppgifter:
Dagligen vara backup för receptionen, inklusive att hantera växeltelefonen och andra receptionstjänster vid behov. Även vara behjälplig att ställa i ordning frukost
Hantera diverse administrativa uppgifter som förekommer på ett mindre kontor

Kvalifikationer
För att lyckas i den här rollen trivs du i ett mindre, familjeägt företag där teamkänsla och engagemang står i fokus. Du är självgående, prestigelös och drivs av att ta egna initiativ. Som en utåtriktad person med ett genuint intresse för människor är du skicklig på att bygga starka kundrelationer och skapa förtroende.
Vi söker dig som har:
Gymnasial utbildning eller annan relevant erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig
3-5 års erfarenhet från liknande administrativa och koordinerande roller
Erfarenhet av att koordinera och driva mindre projekt såsom exempelvis planera och genomföra mässor, utställningar, evenemang och kampanjer
Telefonvana med externa och interna kontakter med erfarenhet av att bygga långsiktiga, relationsbaserade kundkontakter
God känsla för text och bild
Mycket god vana vid Officepaketet samt erfarenhet av att hantera och söka information i olika databaser och CRM-system eller liknande verktyg
Mycket goda kunskaper i svenska i både tal och skrift
Goda kunskaper i engelska i både tal och skrift
B-körkort

Meriterande:
Erfarenhet av flexibla arbetsroller
Tidigare erfarenhet av arbete i ett mindre företag

Om företaget

Mediel AB
I över 40 år har vi på Mediel försett svenska sjukhus med innovativa lösningar för bilddiagnostik. Som oberoende leverantör väljer vi alltid produkter som passar svenska behov. Mediels utbildningscenter Diagnosticum erbjuder både produktspecifika och allmänna kurser för röntgensjuksköterskor, läkare, fysiker och ingenjörer inom medicinsk radiologi. Våra tjänster innefattar allt från projektledning, installation och utbildning till ett helhetsansvar för service och support.
https://mediel.se/ Visa mindre

Ansök

Personal Assistant

Ansök

Discovery Sciences team Hays Life Sciences is now looking to recruit a Personal Assistant to join the Discovery Sciences team for a 6-month contract assignment at AstraZeneca in Gothenburg. Bring out the best in each other, and yourself, by working together as one. Be appreciated for your contributions. Our culture of recognition and reward means each of us feels supported and empowered to step up and take responsibility. With all the tools you nee... Visa mer

Discovery Sciences team

Hays Life Sciences is now looking to recruit a Personal Assistant to join the Discovery Sciences team for a 6-month contract assignment at AstraZeneca in Gothenburg.

Bring out the best in each other, and yourself, by working together as one.

Be appreciated for your contributions. Our culture of recognition and reward means each of us feels supported and empowered to step up and take responsibility. With all the tools you need to excel at every level, coupled with ongoing constructive feedback and coaching, there's no better place to bring out your best.

Be encouraged and supported to think creatively in our dynamic environment. Here we are free from fear of failure, free to ask the right questions and make bold decisions.

Are you looking for a challenging PA role where you can develop your administration skills and work on exciting projects? We have an exciting opportunity to join a team of PAs/Senior Administrators supporting the Discovery Sciences Leadership Team. You will be assigned to Senior Directors in the department to provide excellent PA support and administration. A central part of the department, you will provide advise and guidance on all aspects of administration and compliance ensuring we all follow best practice. You will work in a friendly and collaborative team in a thriving and active administration community committed to supporting continuous improvement.

Who we are
Business Planning an Operations (BPO) provides communications, operational support and leadership enablement in Discovery Sciences, an expert scientific function that applies deep technical expertise in specialist technologies. BPO performs a key role in interfacing with the broader business, acting as a central coordination point with HR, Finance, Global Pipeline and Portfolio Management (GPPM) and Corporate communications, to ensure we are aligned to business reporting standards and best practice, and providing appropriate reporting information to inform and develop business strategy and portfolio.

What you'll do:
Working collaboratively across different time zones, your focus will be on providing exceptional PA support to your leaders and to the department and leadership team. Calm and professional you will represent the VPs with high profile internal and external stakeholders, scheduling meetings including preparing agendas, coordination of leadership team meetings and events, maintaining documentation and finding opportunities to make continuous improvements.

Activities include:

* Email management for VP - Scheduling, prioritizing, responding to emails.
* Responding on behalf of the VP to a wide range of stakeholders, maintaining high professional standards whilst meeting conflicting needs
* Proactive management of VP's schedule including prioritizing and safeguarding of time
* Manage coordination of logistics for face-to-face and virtual leadership team meetings
* Specialist administrative support to leadership team and department as required.
* Development and maintenance of processes, promoting best practice and sharing expertise.
* Preparation of presentation materials and information for VP
* Working alongside PA team to mentor and coach others.

Essential requirements

* Experience of PA activities -travel & events organisation, diary & inbox management.
* Excellent verbal and written communication skills
* Effective and efficient approach to managing workload and prioritisation
* A professional and proactive approach, and ability to manage conflicting demands
* Demonstrate attention to detail, working consistently deliver quality right first-time approach.
* Strong organisational, forward-planning and stakeholder management skills
* Solid relationship-building skills to develop networks both within the company and externally
* Good business awareness with sensitivity to highly confidential information
* Track record of handling and resolving challenges quickly and efficiently, with flexibility to adapt to changing situations

At AstraZeneca we're dedicated to being a Great Place to Work. Where you are empowered to push the boundaries of science and unleash your entrepreneurial spirit. There's no better place to make a difference to medicine, patients and society. An inclusive culture that champions diversity and collaboration. Always committed to lifelong learning, growth and development. Visa mindre

Ansök

Chefsassistent till Art Clinic i Göteborg

Ansök

Chefsassistent till Art Clinic i Göteborg Jobbar du som Chefsassistent i dag och älskar din roll! Nu finns det möjlighet att söka en Chefsassistent roll på Art Clinic som är en av Sveriges ledande specialistkliniker! Om tjänsten I rollen som Chefsassistent fungerar du som stöd till Affärsområdeschefen i Göteborg. Denna tjänst kräver att du har en hög grad av integritet och känner dig bekväm med att arbeta självständigt och periodvis även i högt tempo,... Visa mer

Chefsassistent till Art Clinic i Göteborg
Jobbar du som Chefsassistent i dag och älskar din roll!
Nu finns det möjlighet att söka en Chefsassistent roll på Art Clinic som är en av Sveriges ledande specialistkliniker!
Om tjänsten
I rollen som Chefsassistent fungerar du som stöd till Affärsområdeschefen i Göteborg.
Denna tjänst kräver att du har en hög grad av integritet och känner dig bekväm med att arbeta självständigt och periodvis även i högt tempo, vilket kräver att du är väldigt välorganiserad och har bra kommunikations- och nätverksfärdigheter.
Chefsassistentens viktigaste roll är att hjälpa och stötta Affärsområdeschefen med olika administrativa uppgifter samt samordna och driva egna projekt.
HUVUDSAKLIGA ARBETSUPPGIFTER OCH ANSVARSOMRÅDEN:
Bistå Affärsområdeschef i det dagliga arbetet inom en rad områden och projektledning:
· Medverka till att kallelser och dagordningar utformas och sänds ut.
· Ta fram och sammanställa material inför b la möten, konferenser etc.
· Producera material till Ledningsmöten samt utskick till ledningsgrupp
· Utforma presentationer i XL/Powerpoint
· Ansvara för Protokollföring och mötesdokumentation
· Kontera leverantörsfakturor och hantera utläggsredovisning
· E-postadministration för Affärsområdeschefen
· Koordinera och organisera kalender, ordna vissa konferenser och evenemang
· Samordna olika möten, inklusive researrangemang, boka resor, agendaplanering och koppling mellan alla mötesdeltagare
· Ansvara för att upprätthålla olika typer av dokument och presentationer
· Söka och samla in data/statistik, sammanställa rapporter och följa upp planer och aktiviteter
· Ansvara för företagets hemsida och till viss del Intranätet
· Vara kontaktperson till Marknadsavdelningen
Vad erbjuds du?
Art Clinic sitter i fina fräscha lokaler i Mölndal. Du kommer ha varierande och intressanta arbetsdagar. Tjänsten innebär en Tillsvidareanställning, inklusive 6 månaders provanställning, tjänsten är på 80% -100% och tillträde sker efter överenskommelse.
Förutom detta har företaget olika aktiviteter som genererar en familjär atmosfär.
Om dig
För att du ska trivas och lyckas i denna nya roll, behöver du ha flera års gedigen erfarenhet i en liknande roll och vet vad den innehåller samt tycker om utmaningarna att stödja din chef.
Vi sätter stort värde på dina personliga egenskaper. Förutom att du är en person som trivs med att ge service är det också viktigt att du har ett intresse och en god förståelse för verksamheten. Självklart är du kvalitetsmedveten, bra på att prioritera och van att hantera många parallellt löpande arbetsuppgifter.
Du behöver vara en person som inte drar dig för att ta egna initiativ och tar fullt ansvar för alla dina uppgifter. Vidare behöver du vara duktig på att organisera, strukturera och prioritera ett brett spektrum av administrativa frågor på ett effektivt sätt, ha mycket goda datorkunskaper och obehindrat hantera svenska och engelska i tal och skrift.
Att vara utåtriktad och kunna ha kontakt med olika typer av människor är viktigt i kombination med hög integritet. Art Clinic är ett bolag i kontinuerlig utveckling, tillväxt och förändring. Det gör att tempot är högt och att det även kan innebära enstaka resdagar.
Utbildning
Du har någon form av eftergymnasial utbildning samt mycket goda IT kunskaper ,vi ser gärna att du har stor vana av att jobba i Officepaketet. Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift ser vi som ett måste.
Om företaget
Art Clinic grundades 1999 och är i dag en av Sveriges ledande specialistkliniker och erbjuder specialistvård med professionellt omhändertagande och personlig service. Verksamheten bedrivs inom en rad olika specialiteter bland annat ortopedi, ryggkirurgi, estetisk och rekonstruktiv plastkirurgi samt injektionsbehandlingar.
I dag har Art Clinic 190 anställda fördelade på landets kliniker i Göteborg, Uppsala, Stockholm och Jönköping. Mottagningsverksamhet finns även på ett flertal orter i landet.
Sedan juni 2022 ägs Art Clinic av Aleriskoncernen.
Sista ansökningsdag 2022-11-30
Intervjuer och anställning sker löpande under ansökningsperioden och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.
Varmt välkommen med din ansökan redan idag!
Ansökan, CV samt personligt brev skickas till HR Annelie Maschinsky via mail: [email protected]
Vi undanber oss vänligt men bestämt all direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser
Genom att skicka in din ansökan till Art Clinic samtycker du till att CV, Personligt brev och dess personuppgifter behandlas av Art Clinic för att hantera din ansökan. Uppgifterna kommer endast att hanteras av oss inom företaget, samt i enlighet med vår . Visa mindre

Ansök

Administrative Assistant

Ansök

Global Evidence Administrative team Hays Life Sciences is now looking to recruit an Administrative Assistant to join the Global Evidence Administrative team for a 6-month contract assignment at AstraZeneca in Gothenburg. We are currently recruiting an Administrative Assistant to provide support to the Global Evidence Administrative team. This is an exciting opportunity for you to take on a challenging, proactive, and varied role and be part of the tea... Visa mer

Global Evidence Administrative team

Hays Life Sciences is now looking to recruit an Administrative Assistant to join the Global Evidence Administrative team for a 6-month contract assignment at AstraZeneca in Gothenburg.

We are currently recruiting an Administrative Assistant to provide support to the Global Evidence Administrative team. This is an exciting opportunity for you to take on a challenging, proactive, and varied role and be part of the team.

In the role as Administrative Assistant, you are responsible for providing broad administrative, coordination and project support and provide full onboarding support to new staff and offboarding for those departing AstraZeneca.

As a member of the administrative support community, you are responsible for providing back-up support and other assistance to other administrative members and for contributing actively to the on-going development and implementation of shared practices.

The role as Administrative Assistant also includes:

* Assist in the management of conference calls, and special events, including exercising discretion.
* Handle mail disposition, multi-location domestic and international travel arrangements, and expense reports with accuracy and efficiency, including follow-through to ensure that appropriate and timely actions are taken.
* Produce accurate, properly formatted documents, PowerPoint presentations, and reports under normally tight time constraints.
* Prepare and edit correspondence and general communications for Leadership review.
* Apply knowledge of AstraZeneca processes and systems.
* As appropriate, provide seamless coverage/assistance in the executive suite when the PA to the VP and Administrative Coordinator are out of office.
* Effectively manage special projects and other duties as assigned.
* The role as Administrative Assistant is highly visible and you must be able to engage effectively at all levels of the organisation.

Minimum Requirements

* 3-5+ years of administrative support experience.
* Demonstrated administrative support experience.
* Advanced proficiency in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
* Strong writing and communication skills, and the ability to interact confidently with executives and employees at all levels.
* Able to prioritise time sensitive assignments and find solutions to complete complex tasks.
* Should be able to work autonomously and proactively, and at the same time, collaborate and partner effectively with other members of the administrative support community.
* Must be able to communicate effectively, in person and in writing.
* Must be fluent in both Swedish and English.
* Flexible to self-organise and adapt to ever changing needs and deadlines.
* Must be able to effectively multitask in a fast-paced environment while maintaining confidentiality and discretion.
* Must be able to demonstrate proactivity, tact, persuasion and/or negotiation to accomplish the objectives. Visa mindre

Ansök

Executive Assistant to global hygiene and health company

Ansök

About Bravura: Bravura är ett bemannings- och rekryteringsföretag för organisationer som vill hitta Next Gen Professionals. Hos oss finns massor av jobbmöjligheter, framförallt för dig i början av karriären med 0-8 års erfarenhet. Via oss kan du jobba som konsult eller bli rekryterad. Hitta ditt drömjobb - vi hjälper dig att lyckas! About the job: This is a full-time consulting assignment that lasts for six months. You will be employed by Bravura and ... Visa mer

About Bravura:

Bravura är ett bemannings- och rekryteringsföretag för organisationer som vill hitta Next Gen Professionals. Hos oss finns massor av jobbmöjligheter, framförallt för dig i början av karriären med 0-8 års erfarenhet. Via oss kan du jobba som konsult eller bli rekryterad. Hitta ditt drömjobb - vi hjälper dig att lyckas!

About the job:

This is a full-time consulting assignment that lasts for six months. You will be employed by Bravura and work as a consultant at Essity.

About the company:

Essity is a leading global hygiene and health company. Sales are conducted in approximately 150 countries and the company has about 48 000 employees.

Tasks and responsibilities:

In the role as Executive Assistant you will work with your two assigned managers to organize and leverage their time effectively, manage their complex schedules and coordinate their travel logistics. You are responsible for planning, organizing, and executing major projects (e.g. calls and meetings entailing coordination of schedules of participants) – inc. meeting notes. You are also responsible for budget management, sourcing and order management in the defined platform, you will also prepare appealing communication in all touchpoints (i.e. presentation, articles, share points, teams, etc.). Furthermore, you will act as liaison for assigned individuals to ensure that various departments provide requested support in an efficient, timely manner. You will be collaborating with internal and external people in creating smooth workflow including soliciting assistance from others as needed and helping others, as appropriate and maintaining follow-through. You will have flexibility to ensure appropriate, timely actions and that deadlines are met.

Education, Experience and Personal characteristics:

• 5 years of experience in an international large company with executive assistant role or relevant administrative/organizational support experience
• Very good MS Office skills and strong email and calendaring skills (Outlook proficiency preferred)
• Unhindered English in speech and writing, meritorious with good knowledge in Swedish

We believe that you have strong organizational skills and priorities management, strong skills in setting priorities and proactively leading work accordingly, you structure your work independently and reliable. You are a proactive problem-solver, you have a can-do attitude and are used to taking ownership.

Other information:

Start: As soon as possible
Location: Mölndal
Salary: As agreed upon

Sökord: Executive assistant, assistant, global, international, matrix, time management, priorities, structure, communication Visa mindre

Ansök

Lediga jobb som Chefssekreterare i Mölndal

Administrativ koordinator med erfarenhet av chefsstöd

Planeringssekreterare till Vård och omsorgsförvaltningen i Mölndal

Administrative Coordinator

PA/Senior Administrator

Utbildnings- och marknadskoordinator

Personal Assistant

Chefsassistent till Art Clinic i Göteborg

Administrative Assistant

Executive Assistant to global hygiene and health company