Lediga jobb som Chefssekreterare och VD-assistenter m.fl. i Mölndal

I Mölndals stad är vi stolta över att ha Sveriges viktigaste jobb där vi tillsammans skapar bästa möjliga vardag för våra medborgare. Med kunskap, mod och kreativitet utvecklar vi våra verksamheter och bidrar till att Mölndal blir en ännu bättre plats att leva och jobba i. Välkommen att göra skillnad i människors vardag varje dag!

Vård- och omsorgsförvaltningen med sina ca 1500 medarbetare är en av förvaltningarna i Mölndals stad och omfattar äldreomsorg, funktionsstöd och hälso- och sjukvård.

Vill du vara med och säkerställa rättssäkra processer och bidra till utvecklingen av vård och omsorg? Vi söker nu två engagerade och strukturerade planeringssekreterare till vårt team Planeringsenheten!

Enheten ska utökas med en tjänst och en av nuvarande medarbetare ska vara föräldraledig. Planeringsenheten består av fyra planeringssekreterare, var av en med samordnaransvar, samt enhetschef. 

Som planeringssekreterare hos oss har du en nyckelroll i att säkerställa kvalitet och effektivitet i vår ärendehantering, resursfördelning och hantering av placeringar. Du arbetar både operativt och strategiskt, med uppgifter som spänner över flera områden, från administration och analys till samverkan med interna och externa aktörer.

ARBETSUPPGIFTER
Som planeringssekreterare är du ansvarig för hantering av intern verkställighet, att besluta om och tilldela intern verkställighet avseende BmSS, SäBo och korttidsboende. Du är också ansvarig för hantering av placeringar, besluta om köp av extern verkställighet, upprätta avtal, genomföra uppföljningar och omförhandlingar samt hantera leverantörskontakter och fakturor. Du kommer arbeta med avtalsuppföljning genom att följa upp avtal med externa leverantörer, säkerställa att överenskomna villkor uppfylls samt delta i omförhandlingar och hantera leverantörsfrågor. 

Andra förekommande arbetsuppgifter är rapportering till Inspektionen för vård och omsorg (IVO), upprätta yttranden och tjänsteskrivelser samt hantera ärenden till förvaltningsrätt och kammarrätt. 
Hantera resursfördelningssystemet Kuben, säkerställa kvalitet och metodutveckling samt bidra till verksamhetsutveckling. Analysera verksamhetsdata och bidra till att utveckla processer och rutiner. 
Du kommer även delta i ramavtalsupphandlingar, leda verkställighetsmöten och bidra till projekt som utvecklar våra arbetssätt.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har:

• Utbildning i offentlig förvaltning, statsvetenskap, socionomprogrammet eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• Erfarenhet av arbete med målgruppen personer med funktionsnedsättningar (socialpsykiatri, LSS och ÄO).
• Erfarenhet av handläggning och administration inom offentlig verksamhet.
• Kunskap om lagstiftning och riktlinjer inom socialtjänstens verksamhetsområden.
• God svenska i tal och formell skrift.
• God datorvana

Meriterande för tjänsten är:

• Erfarenhet av arbete med avtalsrätt, avtalsuppföljning, upphandling, verkställighet/köp av extern placering.
• Erfarenhet av arbete med social rätt och myndighetsutövning inom socialtjänst.
• Erfarenhet av verksamhetssystemen KUBEN, Treserva och Ciceron.
• God kunskap om Excel.
• Utbildning/kompetens inom AI, RPA och digitalisering.
• B-körkort 

Du som person har god samarbetsförmåga och du förstår det gemensamma uppdraget, agerar utifrån det och bidrar till helheten. Du kan också agera på egen hand utifrån vad situationen kräver utan att behöva stöd av andra. Du har förmåga att ta självständiga beslut inom ramen för ditt uppdrag.

Du kan effektivt identifiera och analysera kärnan i ett problem samt hitta lösningar. Du har förmåga att se samband och dra slutsatser utifrån viss information. Du är bra på att upprätta tydliga mål och planerar arbetet i god tid. Du använder tiden effektivt och arbetar systematiskt. Du ser till att arbetet slutförs och följer upp resultatet.

Stor vikt kommer läggas vid personlig lämplighet. 

Välkommen med din ansökan redan idag!

ÖVRIGT
I den här rekryteringsprocessen arbetar vi med löpande urval och du kan komma att bli kontaktad innan sista ansökningsdag. Tjänsten kan även komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. 

Inom vård- och omsorgsförvaltningen pågår ett aktivt arbete för att kunna erbjuda medarbetare önskad sysselsättningsgrad i syfte att minska de ofrivilliga deltidsanställningarna. I de fall annonsering gäller en deltidstjänst är vår ambition att på sikt ge möjlighet till utökad sysselsättningsgrad.

Vid rekrytering beaktar vi mångfaldsperspektivet för att få en bättre spegling av vår verksamhet.

Behöver du hjälp med att söka tjänsten? Kontakta kundservice på 0771-693 693.

Innan en eventuell anställning ska ett godtagbart utdrag ur polisens belastningsregister uppvisas. Vi kommer också att kontrollera medborgarskap. Är du inte medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du kunna uppvisa ett giltigt uppehåll-/arbetstillstånd eller kunna styrka att du är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd.

Vi vill upplysa om att din ansökan är en offentlig handling enligt offentlighetsprincipen.

Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser. Mölndals stad har upphandlade avtal. Visa mindre

Vill du vara en av nyckelpersonerna på ett företag och assistera och underlätta samtidigt som du kommunicerar i olika kontaktytor? Nu söker ALIARO en Executive Assistant som kan koordinera allt från ett kundevent till administrativt ekonomiarbete.

DINA ARBETSUPPGIFTER

•Du kommer stötta och jobba nära ALIAROs vice VD i det administrativa ekonomiarbetet och har ett brett spann av arbetsuppgifter inom fältet för ekonomi, fakturering och avstämningar.
•Du kommer även jobba nära ALIAROs VD för att proaktivt hjälpa och avlasta i arbetsvardag arbetsuppgifter.
•Hantera, boka och optimera kalendrar, möten, resor, utlägg
•Andra administrativa uppgifter och hjälpa till där det behövs, uppgifterna kommer säkert variera från dag till dag!
•Proaktivt planera och hjälpa till med event, kundbesök, möten.
•Sköta om- och ta hand om Mölndal-kontoret. Se till att kontoret alltid är “the place to be” och att alla, både medarbetare och gäster, känner att kontoret är en fantastisk plats att vara på
•Hantera olika kontaktytor och kommunikation på svenska och engelska, delegera och hantera inkommande information.
•

OM FÖRETAGET

ALIARO en leverantör som erbjuder modulära och flexibla test- och mätsystem till kunder över hela världen. Vårt anpassningsbara produkter och lösningar täcker en rad olika branscher, och xMove Test-plattform möjliggör automatiserad testning och mätning av elektroniska system och komponenter. Vi har kontor i Sverige, England, Indien, Kina och USA. Företaget har en professionell, öppen och rolig organisationskultur som är på en tillväxtresa. Du får möjligheter att knyta kontakter välden över och jobba i ett inspirerade företag som värderar dig som individ.

DIN PROFIL

För att trivas i denna roll bör du vara kommunikativ, koordinerade och gilla att vara spindeln i nätet. Hos ALIARO kommer du erbjudas en snabbföränderlig och händelserik miljö, är detta något du trivs med så sök direkt!

Skallkrav:

•Pratar- och skriver flytande svenska och engelska
•Erfarenhet eller utbildning av liknande roller.

Meriterande:

•Kunskaper/erfarenhet inom något av följande: logistik, ekonomi

Låter tjänsten intressant?

För att söka tjänsten skickar du in CV och personligt brev via länken. Vid frågor är du välkommen att kontakta rekryterare Ida Kindbom via e-post: [email protected] eller telefonnummer: 0722027812.
Rekryteringsprocessen för det här jobbet består för dig som kandidat av följande steg: telefonintervju, videointervju, referenstagning och intervju på plats.
Vi arbetar med löpande urval och kan komma att tillsätta uppdraget så fort vi hittat rätt person. Skicka därför in din ansökan så snart som möjligt!

Vi ser fram emot din ansökan!

OM OSS

Som anställd på Framtiden AB kan du känna dig trygg. Samtliga av våra tjänster omfattas av kollektivavtal vilket ger dig avtalsenliga villkor gällande semester, lön, pension, sjukfrånvaro etc.
Som anställd på Framtiden får du alltid en personalansvarig som finns tillgänglig för dig under hela anställningsperioden. Personalansvarig har som uppgift att hjälpa dig att utvecklas i din yrkesroll samt att säkerställa att du trivs på din arbetsplats.
Framtiden arbetar med både bemanning och rekrytering, vi vill göra skillnad i människors liv. Skillnad gör vi genom att hjälpa människor att hitta rätt jobb och rätt kollega. Vi är specialister på att rekrytera rätt talanger till rätt företag. Framtiden finns på sju orter i Sverige samt i Oslo.
För denna tjänst kommer du under en inledande period vara anställd genom oss på Framtiden för att sedan gå över och bli anställd direkt hos kundföretaget.

VILLKOR

Startdatum: Omgående eller enligt överenskommelse
Placeringsort: Mölndal
Arbetstider: 8-17
Omfattning: Heltid Visa mindre

Discovery Sciences team

Hays Life Sciences is now looking to recruit a Personal Assistant to join the Discovery Sciences team for a 6-month contract assignment at AstraZeneca in Gothenburg.

Bring out the best in each other, and yourself, by working together as one.

Be appreciated for your contributions. Our culture of recognition and reward means each of us feels supported and empowered to step up and take responsibility. With all the tools you need to excel at every level, coupled with ongoing constructive feedback and coaching, there's no better place to bring out your best.

Be encouraged and supported to think creatively in our dynamic environment. Here we are free from fear of failure, free to ask the right questions and make bold decisions.

Are you looking for a challenging PA role where you can develop your administration skills and work on exciting projects? We have an exciting opportunity to join a team of PAs/Senior Administrators supporting the Discovery Sciences Leadership Team. You will be assigned to Senior Directors in the department to provide excellent PA support and administration. A central part of the department, you will provide advise and guidance on all aspects of administration and compliance ensuring we all follow best practice. You will work in a friendly and collaborative team in a thriving and active administration community committed to supporting continuous improvement.

Who we are
Business Planning an Operations (BPO) provides communications, operational support and leadership enablement in Discovery Sciences, an expert scientific function that applies deep technical expertise in specialist technologies. BPO performs a key role in interfacing with the broader business, acting as a central coordination point with HR, Finance, Global Pipeline and Portfolio Management (GPPM) and Corporate communications, to ensure we are aligned to business reporting standards and best practice, and providing appropriate reporting information to inform and develop business strategy and portfolio.

What you'll do:
Working collaboratively across different time zones, your focus will be on providing exceptional PA support to your leaders and to the department and leadership team. Calm and professional you will represent the VPs with high profile internal and external stakeholders, scheduling meetings including preparing agendas, coordination of leadership team meetings and events, maintaining documentation and finding opportunities to make continuous improvements.

Activities include:

* Email management for VP - Scheduling, prioritizing, responding to emails.
* Responding on behalf of the VP to a wide range of stakeholders, maintaining high professional standards whilst meeting conflicting needs
* Proactive management of VP's schedule including prioritizing and safeguarding of time
* Manage coordination of logistics for face-to-face and virtual leadership team meetings
* Specialist administrative support to leadership team and department as required.
* Development and maintenance of processes, promoting best practice and sharing expertise.
* Preparation of presentation materials and information for VP
* Working alongside PA team to mentor and coach others.

Essential requirements

* Experience of PA activities -travel & events organisation, diary & inbox management.
* Excellent verbal and written communication skills
* Effective and efficient approach to managing workload and prioritisation
* A professional and proactive approach, and ability to manage conflicting demands
* Demonstrate attention to detail, working consistently deliver quality right first-time approach.
* Strong organisational, forward-planning and stakeholder management skills
* Solid relationship-building skills to develop networks both within the company and externally
* Good business awareness with sensitivity to highly confidential information
* Track record of handling and resolving challenges quickly and efficiently, with flexibility to adapt to changing situations

At AstraZeneca we're dedicated to being a Great Place to Work. Where you are empowered to push the boundaries of science and unleash your entrepreneurial spirit. There's no better place to make a difference to medicine, patients and society. An inclusive culture that champions diversity and collaboration. Always committed to lifelong learning, growth and development. Visa mindre

Global Evidence Administrative team

Hays Life Sciences is now looking to recruit an Administrative Coordinator to join the Global Evidence Administrative team for a 6-month contract assignment at AstraZeneca in Gothenburg.

We are currently recruiting an Administrative Coordinator to provide support to the Global Evidence Administrative team. This is an exciting opportunity for you to take on a challenging, proactive, and varied role and be part of the team.

In the role as Administrative Coordinator, you are responsible for providing broad administrative, coordination and project support and provide onboarding support to new staff and offboarding for those departing AstraZeneca.

As a member of the administrative support community, you are responsible for providing back-up support and other assistance to other administrative members and for contributing actively to the on-going development and implementation of shared practices.

The role as Administrative Coordinator also includes:

* Assist in the management of conference calls, and special events, including exercising discretion.
* Handle mail disposition, multi-location domestic and international travel arrangements, and expense reports with accuracy and efficiency, including follow-through to ensure that appropriate and timely actions are taken.
* Produce accurate, properly formatted documents, PowerPoint presentations, and reports under normally tight time constraints.
* Prepare and edit correspondence and general communications for Leadership review.
* Apply knowledge of AstraZeneca processes and systems.
* As appropriate, provide seamless coverage/assistance in the executive suite when the PA to the VP and Administrative Coordinator are out of office.
* Effectively manage special projects and other duties as assigned.

The role as Administrative Coordinator is highly visible and you must be able to engage effectively at all levels of the organization. It is an advantage if you have work experience from any global organization.

Minimum Requirements

* 3-5+ years of administrative support experience.
* Demonstrated administrative support experience.
* Advanced proficiency in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
* Strong writing and communication skills, and the ability to interact confidently with executives and employees at all levels.
* Able to prioritize time sensitive assignments and find solutions to complete complex tasks.
* Should be able to work autonomously and proactively, and at the same time, collaborate and partner effectively with other members of the administrative support community.
* Must be able to communicate effectively, in person and in writing.
* Must be fluent in both Swedish and English.
* Flexible to self-organize and adapt to ever changing needs and deadlines.
* Must be able to effectively multitask in a fast-paced environment while maintaining confidentiality and discretion.
* Must be able to demonstrate proactivity, tact, persuasion and/or negotiation to accomplish the objectives

About AstraZeneca
AstraZeneca is a global, innovation-driven biopharmaceutical business that focuses on the discovery, development and commercialization of prescription medicines for some of the world's most serious diseases. At AstraZeneca, we are proud to have a unique workplace culture that inspires innovation and collaboration. Here, employees are empowered to express diverse perspectives and are made to feel valued, energized and rewarded for their ideas and creativity.

AstraZeneca embraces diversity and equality of opportunity. We are committed to building an inclusive and diverse team representing all backgrounds, with as wide a range of perspectives as possible, and harnessing industry-leading skills. We believe that the more inclusive we are, the better our work will be. We welcome and consider applications to join our team from all qualified candidates, regardless of their characteristics. We comply with all applicable laws and regulations on non-discrimination in employment (and recruitment), as well as work authorization and employment eligibility verification requirements. Visa mindre

Global Evidence Administrative team

Hays Life Sciences is now looking to recruit an Administrative Assistant to join the Global Evidence Administrative team for a 6-month contract assignment at AstraZeneca in Gothenburg.

We are currently recruiting an Administrative Assistant to provide support to the Global Evidence Administrative team. This is an exciting opportunity for you to take on a challenging, proactive, and varied role and be part of the team.

In the role as Administrative Assistant, you are responsible for providing broad administrative, coordination and project support and provide full onboarding support to new staff and offboarding for those departing AstraZeneca.

As a member of the administrative support community, you are responsible for providing back-up support and other assistance to other administrative members and for contributing actively to the on-going development and implementation of shared practices.

The role as Administrative Assistant also includes:

* Assist in the management of conference calls, and special events, including exercising discretion.
* Handle mail disposition, multi-location domestic and international travel arrangements, and expense reports with accuracy and efficiency, including follow-through to ensure that appropriate and timely actions are taken.
* Produce accurate, properly formatted documents, PowerPoint presentations, and reports under normally tight time constraints.
* Prepare and edit correspondence and general communications for Leadership review.
* Apply knowledge of AstraZeneca processes and systems.
* As appropriate, provide seamless coverage/assistance in the executive suite when the PA to the VP and Administrative Coordinator are out of office.
* Effectively manage special projects and other duties as assigned.
* The role as Administrative Assistant is highly visible and you must be able to engage effectively at all levels of the organisation.

Minimum Requirements

* 3-5+ years of administrative support experience.
* Demonstrated administrative support experience.
* Advanced proficiency in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
* Strong writing and communication skills, and the ability to interact confidently with executives and employees at all levels.
* Able to prioritise time sensitive assignments and find solutions to complete complex tasks.
* Should be able to work autonomously and proactively, and at the same time, collaborate and partner effectively with other members of the administrative support community.
* Must be able to communicate effectively, in person and in writing.
* Must be fluent in both Swedish and English.
* Flexible to self-organise and adapt to ever changing needs and deadlines.
* Must be able to effectively multitask in a fast-paced environment while maintaining confidentiality and discretion.
* Must be able to demonstrate proactivity, tact, persuasion and/or negotiation to accomplish the objectives. Visa mindre

Företagsbeskrivning

Q&Q Labs är ett QC-lab vars kärnverksamhet är kemisk analys av organiska molekyler.

Labbet är lokaliserat till AstraZenecas forskningsanläggning i Mölndal och är en del av LifeScience-klustret BioVentureHub. Våra tjänster omfattar allt från metodutveckling/validering av analysmetoder för substanser i tidig utvecklingsfas till kvalitetskontroll av råvara och färdig produkt. Vi sätter fokus på kundens behov med skräddarsydda lösningar och korta ledtider.

Vi söker nu en ny lagspelare till vårt team som består av 17 personer. Tjänsten rapporterar till VD/Ledning.

Arbetsuppgifter

Vi söker en person som kan stärka företagets administration genom god kompetens inom ekonomisk analys och hantering av ekonomiska underlag, och att bistå ledningen med kontorsadministrativa arbetsuppgifter.

Du är ledningsgruppens högra hand och stöttar med ordning och reda, samt tar fram underlag inom olika områden samt ekonomiska analyser.

Erfarenhet av lönekörningar/löneberedning är meriterande, liksom djupare kunskaper inom Excel.

 

Kvalifikationer

Dokumenterade erfarenheter av administrativt arbete.

Erfarenhet av ekonomi, redovisning och löner.

Mycket goda kunskaper i tal och skrift i svenska och engelska är ett krav.

Goda kunskaper och vana i att arbeta med Officepaketet och speciellt med Excel.

 

Din profil

För att passa och trivas hos oss krävs det att du är noggrann, ansvarsfull och effektiv. Du tycker om att dagligen arbeta med myndighetsrelaterade arbetsuppgifter.

Vi tror att du som tidigare drivit egen mindre verksamhet kan passa bra för denna tjänst.

Du har gedigna kunskaper i ekonomi och kan använda dessa för analys av siffror i resultatrapporter och andra ekonomiska underlag.

Du är en person som drivs av att hjälpa andra och trivs i en prestigelös miljö där det finns många arbetsuppgifter att lösa. Du känner dig bekväm att arbeta självständigt och tillsammans med andra.

Vi kommer att lägga stor vikt vid din personlighet och inställning då det är avgörande för att nå goda resultat.

 

Övrigt

Vi tillämpar flextid, har friskvårdsbidrag, friskvårdstimma och bonusprogram och har generösa arbetsvillkor.

Det är inte ett krav att tjänsten är heltid. 

I denna rekrytering samarbetar vi med Maria Ljungqvist på Koncept HR. Kontakta Maria om du har frågor om tjänsten på 0761 388 155 eller mailto:[email protected]

Vi gör löpande urval och intervjuer så avvakta inte med din ansökan. Visa mindre

Vill du vara en av nyckelpersonerna på ett företag och
assistera och underlätta samtidigt som du kommunicerar i olika kontaktytor? Nu söker Aliaro en Executive Assistant som kan
koordinera allt från ett kundevent till administrativt ekonomiarbete.

DINA ARBETSUPPGIFTER

•Du kommer stötta och jobba nära Aliaros vice VD i det
administrativa ekonomiarbetet och har ett brett spann av arbetsuppgifter inom
fältet för ekonomi, fakturering, avstämningar och rapporter.
•Du kommer även jobba nära Aliaros VD för att proaktivt
hjälpa och avlasta i arbetsvardag arbetsuppgifter.
•Hantera, boka och optimera kalendrar, möten, resor, utlägg
•Andra administrativa uppgifter och hjälpa till där det
behövs, uppgifterna kommer säkert variera från dag till dag!
•Proaktivt planera och hjälpa till med event, kundbesök, möten.
•Sköta om- och ta hand om Mölndal-kontoret. Se till att
kontoret alltid är “the place to be” och att alla, både medarbetare och gäster,
känner att kontoret är en fantastisk plats att vara på
•Hantera olika kontaktytor, delegera och hantera inkommande information.

Aliaro erbjuder dig:

Du är välkommen till en professionell, öppen och rolig
organisationskultur som är på en tillväxtresa. Utöver det nya och rymliga
kontoret i Mölndal har Aliaro kontor i London, Kina och USA. Du får möjligheter
att knyta kontakter välden över och jobba i ett inspirerade företag som
värderar dig som individ.

OM FÖRETAGET

Aliaro är ett IT-företag som grundades i Göteborg 2014. De
har kontor världen över och erbjuder sina kunder kvalitetsförbättring och erbjuder
testsystem och industriella molntjänster. Totalt är de 17 anställda och växer för
varje år.

DIN PROFIL

För att trivas i denna roll bör du vara kommunikativ, koordinerade
och gilla att vara spindeln i n Aliaro kommer du erbjudas en snabbföränderlig
och händelserik miljö, är detta något du trivs med så sök direkt.

Skallkrav:
•Pratar- och skriver flytande svenska och engelska
•Erfarenhet eller utbildning av ekonomi

OM OSS

Som anställd på Framtiden AB kan du känna dig trygg.
Samtliga av våra tjänster omfattas av kollektivavtal vilket ger dig
avtalsenliga villkor gällande semester, lön, pension, sjukfrånvaro etc.
Som anställd på Framtiden får du alltid en personalansvarig
som finns tillgänglig för dig under hela anställningsperioden. Personalansvarig
har som uppgift att hjälpa dig att utvecklas i din yrkesroll samt att
säkerställa att du trivs på din arbetsplats.
Framtiden arbetar med både bemanning och rekrytering, vi
vill göra skillnad i människors liv. Skillnad gör vi genom att hjälpa människor
att hitta rätt jobb och rätt kollega. Vi är specialister på att rekrytera rätt
talanger till rätt företag. Framtiden finns på sju orter i Sverige samt i Oslo.
För denna tjänst kommer du under en inledande period vara
anställd genom oss på Framtiden för att sedan gå över och bli anställd direkt
hos kundföretaget.


VILLKOR

Startdatum: Omgående eller enligt överenskommelse
Placeringsort: Mölndal
Arbetstider: 8-17
Omfattning: Heltid Visa mindre